法律科普:写字楼租赁现场二次装修如何避坑?

2019-12-02 11:32   2次浏览

写字楼租赁现场二次装修如何避坑?

最近律所刚刚换了新办公室,新的办公室重新进行了装潢整个办公环境都令人十分舒适。律所的负责人从考察环境、再到现场二次装修付出了极大的心血和代价。实践中一般成熟的商业地产运营商在合同谈判时会先行签订商业租赁合同,并在合同中涉及一些物业条款,并借此消耗承租方谈判的耐心。之后才会将物业服务合同端出来要求承租方审核。此时的承租方限于关注点转移或相关审核人员麻痹疲惫状态之下对于合同也是草草签署。此外出租方由于经验丰富常常会让“小白”承租方不知所措,所以这种合同签订策略也使得承租方在实际经营中其实处于一种被动地位,因此今天笔者站在承租方的立场对于写字楼承租业务时要考虑的部分合同签署要点进行提示。

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包括写字楼在内的商业地产中存在的具体情形是:开发商与运营方存在千丝万缕的关联,实际上往往都是一家公司(非法律上的法律主体概念)。所以很多物业公司其实就是产权方与运营方的附属公司。看似在法律主体上是两家或多家单位,但本质上属于紧密关联方。所以承租方在审核合同时并非审核单纯的租赁合同,实际上面对的是“多重围剿”。所以不光是租赁合同,与此紧密相关的物业服务合同也要仔细阅读,谨慎对待。

尤其是如笔者所在律所一样,由于律所风格的原因,在签订完租赁合同、物业服务合同之后,所谓承租方的我们实际会入场进行装修,以满足广大客户的需求。但各家商业项目的二次装修流程各有不同,承租方面对不同的规则常常感到不知所云。

所以为了避免此类情形发生对承租方产生不利影响,承租方应当在前期就对相关问题进行明确约定,及时避坑。实际上,常见的争议焦点主要集中于以下四处:

(一)装修流程及申请的审批

承租方在进行装修工程前必须要去产权方或其委托的商管物业管理部门办理装修手续并提供有关装修资料(如公司营业执照、公司资质证、防火安全员资格证、电工资格证、焊工资格证、购买工程一切险及第三者责任险之),装修方案及图纸等经管理处审批后方可动工,此为实践之中多数装修的流程措施。

但亦有部分不规范的产权方或其委托的商管物业管理部门毫无章法的临时提出各类不合理要求,所以在前期合同谈判阶段就应对于相关流程进行明确,并作为合同附件。

(二)装修审查

成熟商业地产产权方或运营方在装修阶段,一般会要求为承租方按照商业项目整体风格、色彩、氛围进行符合整体项目调性的外立面或装修风格,个别产权方甚至要求对店内陈设也进行管控。出于整体管控的需求,这是很正常的现象。

但是作为承租方很多人前期并不知晓这一要求。尤其是如笔者律所此类特殊企业对写字楼风格要求比较高的地方,如果与产权方或运营方管控标准相悖则很可能因此导致延误开业时间。故在合同谈判前期应当要求产权方提供该类书面文件标准,看是否有与己方装饰装潢有过多不符的标准再决定是否予以租赁。

(三)装修管理制度

各类商业地产项目都有着自己的一套装修管理制度,此类管理制度中常常存在着大量的违约责任、处罚条款,不仅简单粗暴而且既不合法也不合理。比如常见的产权方或其委托的商管物业管理部门发出的《整改通知单》、《处罚决定》严格来说根本没有法律效力,但在实践之中比比皆是。

因此承租方在签订合同前应当要求对方提供书面装修管理制度文件并予以审核,以避免后期产生纠纷影响正常经营。

(四)装修押金的收取与退还

承租方在办理装修手续时常常会被产权方或运营方要求缴付装修保证金,此保证金通常是由实际的装修工程队伍来缴付,以建筑面积平方米来计价。常见的纠纷点是后期保证金的退还问题,往往由于产权方个别人员或其委托的商管物业管理部门人员未按期退还相关保证金,甚至以各种理由苛扣,导致施工方要求承租方去结算进而扯皮影响承租方日常工作。建议在签订租赁合同或物业服务合同时,一定要加入投诉条款甚至违约责任,以避免被动与装修队伍发生纠纷。

综上是笔者站在承租方角度提出在签署租赁物业服务合同之时常见的要点,此类要点非常容易被忽略。但在实践中对承租方来说却是不小的坑点。包括写字楼在内的商业地产租赁中其实对于法律风险要求并不算很高,更多是属于策略性技巧。没有经验的审核人员仅会关注租赁合同的合法合规性审查,对于背后逻辑可能会理解不到位。进而会存在着轻视物业服务合同这种小类别合同的情况,殊不知产权方或者运营方套路真的有点多。

作者:眷诚法务 辜媛媛

主编:眷诚法务 李晶

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